Inwestycja w profesjonalne zaplecze magazynowe to krok milowy w rozwoju każdego sklepu internetowego. Tak zwane „wyjscie z garażu” przeważnie podyktowane jest koniecznością zwiększenia efektywności lub po prostu brakiem wystarczajacej powierzchni dla oferowanych towarów. Jak to wygląda w praktyce i z jakimi problemami musimy się zmierzyć?

Zazwyczaj pierwszy magazyn jest przejściowy, ponieważ inwestycja w profesjonalną przestrzeń przystosowaną do prowadzenia działalności jest kosztowna. Załóżmy, że dysponujemy miejscem, które nie wymaga zaawansowanego remontu a jedynie adaptacji do celów magazynowych. Pierwszym wyzwaniem, które napotkamy na swojej drodze będzie wyposażenie obiektu. Musimy mieć na uwadze spodziewany rozwój firmy. Dlatego, jeśli w przyszłości nastąpi zmiana siedziby magazynu, część wyposażenia wraz z upływem lat straci na wartości i jej sprzedaż nie będzie dla nas opłacalna. Należy przewidzieć także, że ze względu na specyfikę budynku, nie wszystkie urządzenia i elementy wyposażenia uda nam się zaadaptować w nowym miejscu. Oczywiście problem ten nie dotyczy drobnych sprzętów, takich jak stoły czy wózki paletowe, które bez problemu zabierzemy ze sobą.

Oprogramowanie do obsługi logistycznej

Oprócz inwestycji w aranżację przestrzeni, dużym wydatkiem jest również zakup profesjonalnego oprogramowania do obsługi magazynu. Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że wdrożenie takiego systemu wpływa m.in. na redukcję czasu realizacji zamówienia, poprawę jakości obsługi i w efekcie wzrost wyników finansowych. Niestety takie oprogramowanie to często wydatek od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych a przy dużych, indywidualnych realizacjach, nawet kilka milionów złotych. Jednym słowem – wydatek znacznie przewyższający zdolności finansowe firmy, która dopiero rozszerza swoją działalność. Co zrobić w tej sytuacji? Po pierwsze można zainwestować w dodatkowy moduł magazynowy np. do programu księgowego. To kompromis, który zapewni w miarę płynną, choć nie do końca optymalną pracę. Dla mniejszych firm okaże się to dobrym, tymczasowym rozwiązaniem.

Wykwalifikowana obsługa

Oczywiście poza przygotowaniem odpowiedniej infrastruktury równie ważne jest zatrudnienie pracowników. To jeden z największych cyklicznych kosztów, jednak niezbędny w przypadku konieczności obsługi przestrzeni magazynowej. Powoduje on, że własne zaplecze magazynowe staje się kosztowne. Oprócz nakładów finansowych, które będziemy musieli ponieść należy wziąć pod uwagę wszystkie mechanizmy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, które trzeba będzie wdrażać, m.in. selekcję i rekrutację pracowników, organizację szkoleń, wprowadzanie systemu motywującego, ustalanie grafików pracy i wiele innych.

Ostatnia ale i najważniejsza kwestia przy rozszerzaniu działalności sklepu internetowego, to posiadanie odpowiedniej wiedzy na temat procesów logistycznych. Sama infrastruktura, nawet najwyższej klasy nie przyniesie nam oczekiwanych rezultatów. Jeżeli nie jesteśmy pewni swoich kompetencji i zależy nam na tym, aby odnieść sukces, nieodzowna będzie pomoc specjalistów. Zarządzanie dużym sklepem obejmującym także zaplecze magazynowe, w pojedynkę, bez wsparcia ekspertów w dziedzinie logistyki jest praktycznie niewykonalne. Alternatywą okazuje się być outourcing. Choć przez niektórych bywa mylnie postrzegany jako zagrożenie, jest szansą na korzystanie z wiedzy, doświadczenia i narzędzi innych, dzięki czemu możemy przynieść korzyść nam. Przekazując wszelkie procesy logistyczne na zewnątrz możemy skupić się na tym, co aktualnie jest dla nas najważniejsze czyli prowadzeniu sprzedaży i poszerzaniu asortymentu.

Outsourcing logistyki magazynowej

Dobrze. Ale jaki będzie koszt korzystania z takich usług? Czy outsourcing w logistyce jest kosztowny? Niekoniecznie. Poza tym, że operator logistyczny może zrealizować nasze zlecenia sprawniej i lepiej, to w rezultacie poniesiemy niższy koszt niż gdybyśmy mieli zająć się tym sami. Jak to sprawdzić? Wystarczy zsumować wszystkie miesięczne koszty związane z logistyką, tj: kurier, opakowania, magazyn, leasing wyposażenia, pracownicy, straty referencyjne (braki w magazynie, uszkodzenia), obsługę administracyjną itp. a następnie podzielić przez ilość sprzedanych produktów. Wówczas zobaczmy, czy kwota jest mniejsza od tej, za którą operator zrobi to wszystko za nas a my będziemy spać spokojnie.